Przedsiębiorcy mogą realizować obowiązek archiwizowania dokumentów na dwa sposoby – powierzając dokumentację zewnętrznej firmie lub przechowując ją w swojej siedzibie. Samodzielne przechowywanie dokumentów jest tańszą opcją, lecz wymaga konsekwentnego utrzymywania porządku w archiwum.

Dokumenty firmowe – gdzie je umieścić?

W przypadku małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych, które często mają do dyspozycji tylko jedno pomieszczenie, wieloletnie archiwizowanie rosnącej liczby dokumentów może być dużym problemem. Sprawozdań finansowych, ksiąg podatkowych oraz kwitów dla ZUS-u nie wolno niszczyć ani wyrzucać przed upływem pięciu, a w niektórych przypadkach nawet dziesięciu lat. Jeszcze dłuższy okres archiwizowania dotyczy natomiast kart wynagrodzeń, list płac i całej dokumentacji pracowniczej, którą należy przechowywać aż przez 50 lat. Nie jest to jedynie czysto teoretyczny wymóg – przedsiębiorca może w każdej chwili zostać poproszony o udostępnienie dokumentów przez urzędników państwowych, a w razie ich zagubienia, będzie musiał ponosić konsekwencje swoich zaniedbań. Dokumenty firmowe muszą być więc przechowywane w bezpiecznym miejscu, w którym nie grozi im zalanie czy zjedzenie przez myszy. Można je wysłać do zewnętrznego archiwum, lecz trzeba się wtedy liczyć z koniecznością pokrywania dodatkowych kosztów. Jeżeli więc zależy ci na oszczędnościach, wygospodaruj miejsce na archiwum w swojej firmie. Nie musisz w tym celu wynajmować dodatkowego pomieszczenia – wystarczy, że zastosujesz efektywny sposób przechowywania dokumentów.

Cena porządku

Aby zoptymalizować archiwizowanie danych, zainwestuj w pojemne regały, segregatory, koszulki, kartony i kolorowe pisaki. Jeżeli zarządzasz dużą firmą, zakup je hurtowo, by obniżyć koszty. Posegreguj wszystkie dokumenty i podziel je w zależności od czasu, w jakim muszą być przechowywane. Bieżącą dokumentację ustaw na samym wierzchu, a archiwalne dokumenty pracownicze wepnij do segregatorów, które następnie ułóż w kartonach. Pamiętaj, by dokładnie opisać każdy zbiór danych, zaznaczając na nim także rok lub przedział czasowy. Precyzyjne notatki sprawią, że  przechowywanie dokumentów stanie się intuicyjne – zarówno dla ciebie, jak i całego zespołu.

Gdy uporządkujesz dokumentację, koniecznie przeprowadź szkolenie i wyjaśnij pracownikom, w jaki sposób mają układać kolejne materiały. Dzięki temu unikniesz pokrywania kosztów związanych z zewnętrzną archiwizacją oraz usługą porządkowania dokumentów. Z kolei optymalne przechowywanie dokumentacji sprawi, że zyskasz więcej miejsca, które będziesz mógł przeznaczyć np. na lepsze wyeksponowanie swojej oferty.